L’organisation de l’APSFD-TOGO est structurée comme suit : l’organes d’orientation, de pilotage, de supervision et de gestion opérationnelle. Au niveau du pilotage, les organes sont au nombre de quatre (04):
Assemblée Générale
L’assemblée Générale est l’organe suprême de décision et d’orientation
Elle est convoquée par le Président du Conseil d’Administration. Elle se réunit en session ordinaire une fois par an entre les mois de juin ou juillet et en Session Extraordinaire chaque fois que l’exige la conduite des affaires de l’Association. Le Directeur envoie les convocations au plus tard, quinze (15) jours au moins avant la date de la session.
Tout membre peut, par notification écrite adressée au Président, se faire représenter à toute session de l’Assemblée par un autre membre. Aucun membre ne peut représenter plus d’un membre à une session de l’AG. L’accès à l’Assemblée Générale est subordonné à la présentation de la carte de membre ou de la lettre d’invitation. Le Directeur peut, après consultation du Président de l’Association, inviter tout pays, organisation nationale ou internationale, ou une personne ayant un intérêt dans le secteur, à assister en qualité d’observateur aux réunions de l’Assemblée Générale.
Membre d’honneur :
L’Assemblée Générale peut désigner comme membre d’honneur toute personne physique ou morale qui aura rendu des services remarquables à l’Association Professionnelle.
Membre Ordinaire :
Tout SFD qui répond aux critères d’adhésion définis à l’article 2 du présent règlement intérieur, peut être membre.
Conseil d’Administration
Le C.A. veille aussi à ce que les règlements de l’association soient pertinents et fait ses recommandations aux membres pour les modifier au besoin.
Il s’agit de l’organe d’administration de l’Association. Élu par les membres lors d’une assemblée générale, le conseil d’administration « surveille et contrôle » les affaires de l’association. Il est notamment garant de la direction stratégique de l’association, de sa croissance et de sa pérennité.
Le C.A. approuve le budget d’exploitation et les états financiers annuels et fait, évidemment, les suivis réguliers afin de s’assurer que les fonds sont bien investis et dépensés.
Il approuve les règles de gouvernances, le mandat du C.A. et des comités, aussi que les politiques qu’il souhaite mettre en œuvre. Le C.A. est en quelque sorte le « gardien des bonnes pratiques ».
Comité d’Ethique et de Déontologie
Le Comité d’Ethique et de Déontologie (CED) est l’organe d’arbitrage pour la professionnalisation
Il est mis en place par l’APSFD-TOGO au cours de son Assemblée Générale Ordinaire. Le CED joue le rôle de conseil et d’appui au Conseil d’Administration de l’Association Professionnelle dans la mise en œuvre du Code d’Ethique et de Déontologie au sein de la Profession. Le CED dépend du Conseil d’Administration de l’APSFD-TOGO.
Compétence :
- Suivre et évaluer l’application du Code d’Ethique et de Déontologie (CD) par les membres de l’APSFD-TOGO,
- Recevoir et analyser les plaintes nées des conflits entre les différents opérateurs du secteur,
- Statuer sur les plaintes et proposer au Conseil d’Administration des sanctions au regard des dispositions du Code d’Ethique et de Déontologie (CD),
- Entreprendre des démarches et collaborer avec la tutelle en vue de faire appliquer la réglementation de l’UEMOA et le Code d’Ethique et de Déontologie (CD),
- Assurer le conseil adéquat en matière d’éthique et de déontologie de la Direction de l’Association Professionnelle et au Conseil d’Administration.
Composition :
Le Comité d’Ethique et de Déontologie (CED) est composé de trois (03) membres nommés par le Conseil d’Administration et validés par l’Assemblée Générale de l’APSFD-TOGO sur proposition du Conseil d’Administration.
L’organisation du Comité d’Ethique et de Déontologie (CED) et le choix de ses membres sont précisés dans le Code d’Ethique et de Déontologie (CD).
Direction
La Direction a à sa tête un Directeur recruté conformément aux dispositions du point 6 de l’article 14 des Statuts.
Le Directeur est chargé du leadership et de la gestion de l’Association Professionnelle. Il a pour rôle de :
- développer et mettre en œuvre ses programmes ;
- mobiliser et gérer les ressources financières et techniques suivant les orientations du Conseil d’Administration ;
- recruter et gérer le personnel de la direction après avis du Conseil d’Administration;
- faire la promotion et le marketing de l’Association Professionnelle ;
- représenter l’association sur autorisation du Président ;
- être responsable devant le Conseil d’Administration des résultats de l’Association Professionnelle;
- mettre en œuvre des principes de gestion financière prudente ;
- s’assurer de la tenue régulière d’une comptabilité ;
- administrer le budget approuvé par le Conseil d’Administration et préparer les comptes annuels;
- préparer les réunions du Conseil d’Administration de l’Association Professionnelle, de l’Assemblée Générale et autres réunions ;
- conserver tous les documents et biens de l’Association Professionnelle ;
- exécuter toute autre tâche se rapportant aux buts et opérations de l’Association Professionnelle.
Le Directeur recrute conformément à la politique de l’Association et dans les limites du budget approuvé, les membres du personnel selon les besoins de l’Association.